7 saker att tänka på om ni skall söka lokal.

Bild; Grey and Entourage kontor i Zagreb, Kroatien

Texten är först publicerad på företagande.se: https://www.foretagande.se/affarsutveckling/7-saker-att-tanka-pa-nar-du-soker-ny-lokal-eller-kontor-till-foretaget/

Letar ni efter ert optimala läge?

Här har vi samlat några nyttiga tips, vad man bör tänka på - och hur man kan tänka på för att undvika risker och hålla ner kostnaderna i ett uppstartsskede.


1. Identifiera behoven:
Är det ett centralt läge, representativt, prisvärt, kort uppsägningstid, i rätt sammanhang för av andra företag eller annat attribut på kontoret som är viktigast? Det finns massvis med olika faktorer som spelar olika roll, ovan är några av de primära. Gå igenom era egna för att enklare kunna ta beslut och ställa olika kontor mot varandra.

2. Är ert behov verkligen en egen lokal?
Kan det vara ett alternativ att hyra kontorsplatser/kontorsrum hos coworking spaces, kontorshotell alternativt hos ett annat företag?
Många tar inte i beräkning när de jämför lokaler, att det finns alternativ som är färdigmöblerade och som inkluderar saker och tjänster som kaffe, skrivare, internet, konferensutrymmen, fastighetsskatt etc. utan ser hela egna lokaler som ett första-alternativ, vilket det sedan kanske inte är eller hade behövt vara.
Om man dessutom hyrt en hel lokal, bör man överväga att hyra ut ytor som inte nyttjas optimalt. Med en egen lokal tillkommer ofta flertalet småsaker som adderar till att bli en hög kostnad.

3. Lokalers uppsägningstid är olika och beror på vad du hyr:
Om man som enskild individ startar ett företag, kan det allt som oftast räcka att hyra en eller flera kontorsplatser och då brukar uppsägningstiden generellt inte vara längre än cirka 1-3 månader. Om fallet däremot är så att företaget är större och att man därför hyr ett kontorsrum eller flera, vilka blir mer av ett “eget kontor” så bör inte uppsägningstiden sträcka sig längre än runt 3-6 månader. Om ni däremot tar beslutet att ni bestämt önskar hyra en hel och egen lokal så är i regel uppsägningstiden runt 1-3 år. Detta kan ibland förhandlas runt men i vissa fall kan det vara mest aktuellt att binda sig direkt till 3 år. Vissa fastighetsägare kan också gå med på “hyrestrappor”, vilket betyder att ni betalar lite för lokalen under en startup-tid men att hyran ökar med tiden.

Det kan alltså vara intressant att se över sina direkta och aktuella behov och fördelarna kan vara många med att hyra en arbets-/ kontorsplats eller enskilda kontorsrum. Dels eftersom om företagets behov ändras, eventuellt om ni är i tillväxt, kan ni vid sådana coworking-alternativ endast betala för de kvadratmeter ni aktivt använder (och ofta kan man boka extra yta om eller när den behövs).  
 

4. Jämför priser på olika lokaler och boka in flera visningar:
Vi vet av flera års erfarenheter av lokalförmedling och företagande, att det brukar fungera bäst att hitta sin optimala lokal om man går på flera visningar (runt 2-5 och söker på internet). Det ger en bra bild av lokalerna, vad man får för pengarna och eventuella kringtjänster eller världen (lokaltrafik, parkeringar, uteplats, närhet till kunder, osv). Vi vet också att det generellt sett inte är det första kontoret som företag tittar på som är det optimala, så så många ni kan!


5. Läget, logistiken och kommunikationen.
En viktig fråga att fundera på är: vart geografiskt utgår dina kollegor och medarbetare ifrån?
För att veta vad som passar er optimalt är det bra att veta (iaf på ett hum) var alla pendlar från. På så vis blir det betydligt enklare att få en överblick och en grund för att ta ett genomtänkt beslut så att lokalens läge inte gör det onödigt svårt för medarbetar-resurser att ta sig till arbetet.


6. Ta hjälp för att hitta nya lokaler.
Hinner du inte aktivt leta - eller gå på flera visningar?
Mycket i företagandet kan handla om att värdera sin tid och lägga den på saker som för verksamheten framåt. Om ni letar nytt läge, ny lokal eller nytt kontor men inte hinner engagera er i letandet helt och hållet, ta hjälp av en lokalmäklare som kan letar åt er. På så vis spar ni tid och resurser - som kan läggas där de gör mest nytta.

7.  Släpp in kollegorna tidigt i dialogen.
50% av unga människor anser att arbetsmiljön är viktigare än lönen, vilket betyder att framtidens arbetstagare och resurser kommer ställa ännu tydligare krav och förväntningar på en bra arbetsmiljö, ur flera perspektiv, med ergonomi och hög trivselfaktor, ofta gärna med aktivitetsbaserade ytor. Genom att prata med de anställda, redan i ett tidigt skede, kan det bli lättare att identifiera era behov av lokalen, dess placering, utformning och så vidare. Med en mer genomtänkt planering sparar ni alltså både tid, resurser och pengar.
 

När ni sett över och analyserat dessa steg så är det läge att börja söka efter ert drömläge!

 



Några utvalda fastighetsägare